آمار و اطلاعات از جمله قوي ترين ابزارها جهت ارزيابي عملکرد گذشته، برنامه ريزي آينده و تصميم گيري در سطوح مختلف مديريتي مي‌باشد. در دانشگاه قم طرح ساماندهي آمار و اطلاعات با هدف ايجاد يک سيستم جامع آماري به منظور جمع‌آوري، تجزيه و تحليل، ارائه تفاسير و مشاوره به گونه‌اي که کليه افراد، واحدها و مديران ذي‌نفع در داخل و خارج دانشگاه بتوانند به راحتي اطلاعات به روز، دقيق و کامل را در تحقيقات، تصميم گيريها و فعاليتهاي مربوطه به کار گيرند، آغاز گرديده است. اهداف ديگر اين طرح به شرح زير است:

· نيازسنجي آماري به منظور تعيين نيازهاي مديران.

· مدون کردن آمار و اطلاعات و تهيه سالنامه آماري.

· دسترس‌پذير کردن اطلاعات موجود در سطوح مختلف.

· شناسايي و حذف مغايرت‌هاي اطلاعاتي.

· شناسايي اطلاعاتي که در سيستمهاي فعال دانشگاه وجود ندارد.

3) ضرورت اجراي طرح ساماندهي

باتوجه به اهداف بيان شده براي اين طرح و با عنايت به مشکلاتي که دانشگاه به هنگام نياز به اطلاعات با آن مواجه است اجراي اين طرح ضروري به نظر مي‌رسد. اهم اين مشکلات به شرح زير است:

1. مشکلات جمع‌آوري اطلاعات سيستمي

· عدم توجه جدي مديريتي مبني بر ورود بهنگام اطلاعات

اطلاعاتي که در دانشگاه سيستم غيرفعال دارند اغلب يا جمع آوري نمي‌شوند يا جمع‌آوري آنها زمان بسيار طولاني را مي‌طلبد.

· عدم وجود مستندات سيستمي براي برخي از سيستمها

براي برخي از سيستمهاي در دسترس گروه آمار و اطلاعات مستندات سيستمي به‌روز در مرکز اطلاعات، آمار و امور رايانه‌اي وجود ندارد. در نتيجه جداول، کدها و وابستگي‌هاي جداول براي استخراج اطلاعات مشخص نمي‌باشد.

· عدم دقت کاربران در ورود اطلاعات

در بعضي مواقع به دليل عدم دقت کاربران هنگام ثبت، اطلاعات بطور اشتباه وارد مي‌شود.

2. مشکلات جمع‌آوري اطلاعات فاقد سيستم

· عدم وجود متولي جمع آوري يا ارائه آمار در واحدها

با توجه به اينکه هدف از جمع‌آوري آمار، بکار بردن آن در تصميمات مديريتي است؛ بنابراين صحت آمار و اطلاعات داراي جايگاه ويژه‌اي مي‌باشد. جهت يکسان سازي اطلاعات ابتدا بايد اشخاص معيني در واحدهاي دانشگاه معرفي شوند و آموزشهاي لازم به آنها داده شود، و با تعاريف مختلف آشنا گردند. اين عمل باعث مي‌گردد اوّلاً کليه واحدهاي دانشگاه به طور يکسان اطلاعات را جمع‌آوري کنند. ثانياً از سرگرداني نامه هاي جمع آوري اطلاعات در واحدها جلوگيري مي‌شود.

· عدم وجود برنامه زمانبندي جمع آوري اطلاعات در واحدها

در بسياري از واحدهاي دانشگاه زمانبندي مشخصي براي جمع آوري آمار و اطلاعات وجود ندارد. حال اگر اطلاعات شاخص جديدي مربوط به چند سال قبل را بخواهيم به دليل اينکه سيستم تابحال فقط جوابگوي نامه ها بوده و بطور خودکار اطلاعات را جمع‌آوري نکرده است؛ امکان جمع‌آوري اطلاعات در آن زمينه ميسر نمي‌باشد.

· عدم وجود سيستم نرم افزاري براي بعضي مديريتها

بعضي از واحدها دانشگاهي سيستم نرم‌افزاري بساماني ندارند. بنابراين جمع‌آوري اطلاعات بسيار مشکل مي‌شود.

3. عدم وجود نظامنامه آماري

به منظور استاندارد سازي تعاريف و تعيين متوليان ارائه آمار، تدوين نظامنامه آماري ضروري به نظر مي‌رسد.

4) مراحل انجام طرح ساماندهي

1. جمع آوري اطلاعات موجود در گروه آمار و اطلاعات

2. چاپ سالنامه ويرايش نخست (غير قابل استناد)

3. با توجه به لزوم تکرار فرايند جمع‌آوري آمار و اطلاعات مورد نياز براي سالنامه آماري درسالهاي بعد موارد زير به صورت دوره‌اي با دوره متناوب يکساله پيگيري خواهد شد:

o نيازسنجي

تعيين نيازهاياطلاعاتي و مشخص نمودن خلأ اطلاعاتي موجود که درفرآيندهايموجود تعبيه نشده است يا مديران از آنها آگاهي ندارند.

o تهيه اطلاعات

تعيين منابع اطلاعاتي هرخرده سيستم (اعم از داخلي و خارجي) و نحوه قرارگرفتنمنابع اطلاعاتي مذکور در طرح کلي منابع اطلاعاتي.

o ارائه اطلاعات و تجزيه و تحليل داده‌ها به صورت سالنامه

نمايش سيستماتيک و ساختاريافته جريان داده‌ها و پردازش‌هاي خاص بر رويداده‌ها مانند تجزيه وتحليل داده براي تبديل داده به اطلاعات (داده‌کاويموردي).

o تهيه سيستم

درخواست از مرکز آمار، اطلاعات و امور رايانه‌اي جهت تهيه يا بهبود سيستم براي اطلاعاتي که در سيستمها جمع آوري نميشوند يا گزارش‌گيري از آنها وجود ندارد.

5) محدوده کاربرد

محدوده کاربرد اين طرح کليه واحدهاي دانشگاه قم مي‌باشد.